Fungsi Maintenance Teknologi Informasi di Bidang Kerja dalam Sebuah Perusahaan

Penggunaan sistem teknologi informasi dan komunikasi (TIK) saat ini sudah menjadi sebuah keharusan di berbagai bidang. Hal tersebut juga tidak terkecuali untuk menjalankan sebuah perusahaan atau bisnis. Sistem teknologi informasi sangat memegang peranan penting di perusahaan. Teknologi informasi akan mempermudah aspek pengerjaan dan beban kerja sumber daya manusia perusahaan tersebut. Namun, untuk mempertahankan bahkan meningkatkan performa sistem teknologi informasi, proses maintenance harus dilakukan. Berikut adalah fungsi maintenance teknologi informasi di bidang kerja dalam sebuah perusahaan.

Kemudahan mengelola pekerjaan
Teknologi informasi memiliki fungsi untuk mempermudah anda di bidang pengelolaan tugas atau pekerjaan anda. Jika biasanya anda masih mencatat di buku catatan atau di post-it, maka hal itu sekarang bisa anda lakukan via teknologi informasi. Apalagi, teknologi informasi memberikan kelebihan lain, yaitu adanya fitur atau teknologi untuk mengingatkan anda akan tugas tertentu. Jadi, risiko melupakan pekerjaan, yang kemungkinan masih terjadi jika tanpa teknologi, akan diminimalisasi.
Selain mengelola rencana tugas di masa depan, teknologi informasi juga sangat membantu anda dalam mengelola pekerjaan yang sudah anda kerjakan sebelumnya. Anda sekarang tidak perlu labelling manual atau mencatat via tangan lagi, karena teknologi sudah dangat berkembang dan mempermudah anda.

Sistem pelaporan yang terintegrasi
Fungsi lainnya dari teknologi informasi serta aktivitas maintenance-nya adalah anda akan merasakan sistem pelaporan kerja yang lebih mudah bahkan terintegrasi. Anda tidak perlu repot-repot melakukan pencetakan laporan lagi. Anda juga tidak perlu repot mengirim email padahal anda berada di satu departemen yang sama. Jaringan teknologi informasi akan mempermudah anda, terutama pelaporan, hanya dengan beberapa klik dari tetikus anda, layaknya membuka folder atau melakukan paste file. Maintenance diperlukan supaya koneksi dari jaringan teknologi di perusahaan anda tidak terputus.

Akses web yang lebih lancar
Fungsi dasar dari teknologi informasi adalah pencarian informasi dan pengembangan situs internet yang lebih mudah. Dengan maintenance dan pengelolaan yang baik, akses ke situs web tetap lancar. Apalagi jika pekerjaan di perusahan berkaitan dengan akses web; menyediakan jaringan yang stabil adalah kunci. Akses web juga berkaitan dengan publik. Publik yang memiliki interest terhadap perusahaan anda akan berusaha untuk menggali informasi lebih dalam, yaitu melalui web. Oleh karena itu, akses web juga harus memperhatikan dari aspek pelanggan atau tamu.

Manajemen barang dan inventaris
Fungsi maintenance teknologi informasi di bidang kerja dalam sebuah perusahaan selanjutnya adalah terkait dengan pengelolaan barang di kantor anda. Jika dilakukan tanpa atau dengan sistem teknologi informasi yang buruk, semua aspek pengelolaan akan dilakukan secara manual. Hal ini tentu merepotkan, apalagi jika perusahaan anda perusahaan besar. Teknologi informasi yang berjalan baik akan berujung pada pengawasan inventaris yang lebih mudah.
Selain inventaris, teknologi informasi juga berhubungan dengan manajemen barang yang masuk (utamanya bahan baku) dan yang keluar (utamanya produk akhir perusahaan). Penggunaan teknologi informasi akan menghilangkan pelaporan manual yang lama dan masih rawan kesalahan.

Mencegah kerusakan lain yang berlebihan
Selain beberapa fungsi yang telah disebutkan sebelumnya, maintenance teknologi informasi juga berhubungan dengan kewaspadaan dini dari sistem teknologi informasi yang digunakan perusahaan. Kewaspadaan dini berhubungan dengan apakah sistem dan jaringan berfungsi tanpa ada hijack atau malware dan apakah sistem dan jaringan tidak memiliki virus yang memiliki kemungkinan mengganggu bahkan merusak seluruh sistem.

Manajemen aset dan investasi yang lebih aman
Maintenance sistem dan jaringan teknologi informasi di perusahaan anda juga berhubungan dengan manajemen aset atau investasi perusahaan. Data aset, investasi, dan keuangan internal perusahaan sudah seharusnya menjadi konsumsi internal saja, utamanya dari divisi investasi atau aset. Jaringan yang buruk atau tanpa maintenance akan mengakibatkan risiko terjadinya kebocoran data perusahaan ke luar. Dan yang terburuk adalah bocornya data tentang aset atau investasi perusahaan. Oleh karena itu, proses maintenance sangat diperlukan untuk menjamin kerahasiaan data perusahaan.

Laporan pembelian yang tepat dan aman
Fungsi terakhir dari maintenance jaringan teknologi informasi adalah terkait laporan pembelian yang biasanya dilakukan oleh divisi keuangan pembelian atau pengeluaran. Sistem dan jaringan teknologi informasi perusahaan yang terpelihara akan memberikan kemudahan dalam proses pembelian atau pembelian dan pemesanan ulang (pemesanan kembali) yang biasanya membutuhkan ketelitian yang tinggi.
Di dalam fungsi maintenance teknologi informasi di bidang kerja dalam sebuah perusahaan, semua akan kembali pada dasar bagaimana sistem dan jaringan tersebut pertama kali dibuat. Untuk keamanan dan kenyamanan, di awal pembuatan, sistem dan jaringan harus dibangun dengan kukuh. Hal tersebut akan membuat sistem maintenance berjalan dengan tidak banyak memakan waktu dan tidak banyak aspek yang perlu difokuskan untuk dipelihara. Sistem dan jaringan teknologi yang kuat juga merupakan salah satu modal utama agar perusahaan berjalan dengan baik.

Baca juga : Merancang Infrastruktur Jaringan Kantor